Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Ośrodek Badań Podstawowych, Projektów i Wdrożeń Ochrony Środowiska i Biotechnologii „OIKOS” sp. z o.o. (siedziba: ul. Powstańców Śląskich 8, 55-010 Święta Katarzyna, Polska; NIP 8980014132) przetwarza dane osobowe. Jako Administrator Danych, stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony powierzonych nam danych osobowych. Dostęp do naszych baz danych jest ograniczony do upoważnionego personelu. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich stronom trzecim w celach marketingowych.
Ze względu na charakter naszej działalności dane są gromadzone i przetwarzane w formie papierowej, ustnej i cyfrowej. Nigdy nie prosimy o dane wrażliwe. Jeśli materiały przesłane w ramach projektu zawierają dane wrażliwe, prosimy o anonimizację dokumentów przed ich wysłaniem — lub o wcześniejsze powiadomienie nas, abyśmy mogli odpowiednio je przetworzyć. Zgodnie z RODO „dane wrażliwe” obejmują szczególne kategorie danych, takie jak pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne i biometryczne jednoznacznie identyfikujące osobę fizyczną, a także dane dotyczące zdrowia, życia seksualnego lub orientacji seksualnej.
Szanujemy Państwa prywatność i zobowiązujemy się do ochrony przekazanych nam danych osobowych. Wewnętrznie utrzymujemy Politykę Poufności oraz Procedurę Bezpieczeństwa i Reagowania na Naruszenia. Nasza praca koncentruje się na współpracy z pracodawcami, instytucjami publicznymi i laboratoriami; dane kontaktowe udostępniane w tym kontekście są nierozerwalnie związane z życiem zawodowym osoby, której dane dotyczą, i są niezbędne do świadczenia naszych usług.
Co zbieramy
W zależności od formy współpracy możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
- imię, nazwisko i podpis;
- adres e-mail i numer telefonu;
- stanowisko i funkcja zawodowa;
- nazwa firmy, adres siedziby i dane administracyjne;
- adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny i adres URL strony źródłowej;
- miejsce pracy i punkty poboru próbek;
- dane dotyczące próbek, pomiarów i środowiska związane z realizacją zlecenia;
- dane dotyczące wykształcenia i kwalifikacji, które pojawiają się na wizytówkach, CV, profilach LinkedIn lub podobnych źródłach zawodowych;
- historia zatrudnienia, gdy jest to istotne dla zlecenia (np. CV przesłane na staż, publiczne informacje z LinkedIn, zmiany ról komunikowane przez wykonawców w trakcie współpracy).
Dlaczego przetwarzamy Państwa dane
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
- świadczenie usług badawczych, szkoleniowych i badań biegłości;
- przygotowywanie i przetwarzanie ofert, zamówień i zapytań;
- codzienne funkcjonowanie firmy i współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług;
- rekrutacja, staże i organizacja pracy;
- dochodzenie i zabezpieczanie roszczeń wynikających z umów;
- analizy i statystyki w celu ulepszania naszych usług;
- wystawianie faktur i sprawozdawczość finansowa;
- obrona prawnych interesów Administratora.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do skontaktowania się z nami, obsługi zapytania lub zawarcia umowy. Bez tych danych żądane działanie nie może zostać wykonane.
Odbiorcy, przekazywanie i przechowywanie
Powierzone nam dane osobowe są przechowywane i przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Zobowiązujemy naszych dostawców do przechowywania danych w EOG, gdziekolwiek jest to możliwe, i wybieramy przechowywanie w EOG podczas konfigurowania usług z podmiotami przetwarzającymi, aby zapewnić zgodność z przepisami.
Dane mogą być powierzane, w całości lub w części, podmiotom przetwarzającym świadczącym usługi na rzecz Administratora — w szczególności dostawcom systemów IT, bankom i operatorom płatności, a także usługom księgowym, prawnym, audytorskim, doradczym i kurierskim. Każdy podmiot przetwarzający jest umownie zobowiązany do stosowania odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.
Okresy przechowywania:
- dokumentacja papierowa dotycząca świadczenia usług — 5 lat od akceptacji projektu;
- umowy i związana z nimi korespondencja — przez czas trwania umowy, a następnie zgodnie z wymogami prawa;
- dane pracowników — 50 lat;
- elektroniczne zapisy przechowywane w celach archiwalnych, historycznych lub statystycznych mogą być przechowywane przez dłuższy okres; po tym okresie dane są usuwane lub anonimizowane;
- w przypadku zawarcia umowy o świadczenie usług lub współpracy, część danych jest przechowywana przez czas trwania umowy i przez 6 lat po jej zakończeniu.
Państwa prawa, skargi i aktualizacje
Zgodnie z RODO mają Państwo prawo do:
- żądania dostępu do swoich danych osobowych;
- żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i żądania przenoszenia danych;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem);
- wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce.
Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie. Dane osobowe mogą być przetwarzane automatycznie, w tym poprzez profilowanie, w celu oceny preferencji, wymagań i lokalizacji oraz dostosowania naszych usług do Państwa potrzeb. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, gdy wyrazili Państwo wyraźną zgodę, lub gdy jest to dozwolone prawem Unii lub państwa członkowskiego, przewidującym odpowiednie zabezpieczenia. W przypadku podjęcia takiej decyzji wobec Państwa, mają Państwo prawo do uzyskania interwencji ludzkiej, wyrażenia swojego punktu widzenia i zakwestionowania decyzji.
Podstawa prawna. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. Nr 144, poz. 1204), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 1000), a od 25 maja 2018 r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. — Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych („RODO”).
W przypadku pytań dotyczących ochrony danych lub w celu skorzystania z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem sekretariat@oikoslab.pl lub pisemnie na adres ul. Powstańców Śląskich 8, 55-010 Święta Katarzyna, Polska.